Pour toute entreprise qui se veut florissante aujourd’hui, les séminaires d’entreprise sont une activité à ne pas négliger. Ce sont en réalité des outils de management à fort impact qui rassemblent les participants, indépendants ou salariés, hors de leur milieu professionnel au cours d’une journée ou plus autour d’un projet commun.

Vous désirez organiser ou participer à des séminaires d’entreprise aux USA mais vous ne savez ni comment vous y prendre ni comment effectuer les démarches obligatoires et obtenir l’ESTA ? Cet article vous concerne !

Le voyage aux États-Unis, l’importance de l’ESTA

Pour pouvoir organiser un séminaire aux USA, il faut déjà pouvoir s’y rendre. L’Electronic System for Travel Autorisation (ESTA) est l’une des pièces essentielles pour un voyage d’affaires en Amérique pour les personnes qui ne disposent pas d’un VISA. Il s’agit, pour faire simple, d’une exemption de VISA permettant au voyageur de séjourner pendant 90 jours maximum sur le territoire américain pour des raisons précises comme les voyages touristiques ou d’affaires.

Peuvent être éligibles à l’ESTA les ressortissants des pays ayant signé le VWP (Visa Waiser Program). Pour obtenir votre ESTA, il vous suffit de remplir un formulaire en ligne. Dans 99,9 % des cas, votre demande sera acceptée et l’autorisation délivrée dans l’immédiat ou au bout de quelques heures.

usa seminaire pour entreprise

Comment planifier le séminaire d’entreprise ?

La planification d’un tel événement doit être faite minutieusement. Voici un petit guide utile que nous avons élaboré pour vous faciliter la tâche.

Première étape : la définition des objectifs et de la cible

Pour qu’un événement soit une réelle réussite, il doit forcément se baser sur l’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs. Raison pour laquelle vous devez commencer par définir clairement vos attentes et les résultats que vous recherchez en organisant votre séminaire d’entreprise. Toutes les décisions relatives à l’organisation dépendront directement de cette première étape.

Ensuite, vous devez déterminer les personnes concernées par le séminaire d’entreprise que vous organisez aux USA. Voulez-vous regrouper des partenaires, des collaborateurs ou des clients ? Tout dépend des objectifs que vous vous êtes fixés.

Deuxième étape : le choix du thème, de la date et du lieu

L’objectif et la cible étant définis, vous pourrez maintenant choisir un thème pour le séminaire d’entreprise et choisir une date et un lieu : ici, il est important de tenir compte de la disponibilité des invités concernés. Quant au lieu, il doit correspondre au nombre de participant et être facile d’accès. Il est d’ailleurs recommandé de se rendre sur les lieux plusieurs jours avant le jour J pour les derniers check-up.

Troisième étape : le planning de l’événement

Ici, il est question de :

  • Faire le rétro planning en amont de l’événement (suivi des activités au jour le jour, réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser, etc.)
  • Élaborer le planning en lui-même (horaires des conférences et activités, temps de pauses, en prévoyant des marges de manœuvre bien sûr pour les imprévus.)
  • Répéter et synchroniser : la veille de l’événement, une visite sur les lieux s’impose. Il est primordial de s‘assurer que tout est en place, de faire éventuellement des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue, ainsi que de recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

Quatrième étape : l’après-événement

Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini ! Le lendemain, vous devez envoyer un formulaire de participation aux participants, ceux déjà sur place comme ceux ayant fait le trajet jusqu’aux États-Unis, afin de recueillir leurs impressions. Il est également conseillé de leur envoyer un mot de remerciement et/ou un compte rendu du séminaire.