La communication d’entreprise ne se limite pas à l’image que l’on souhaite projeter ni à la technique de commercialisation. Il s’agit de tout un système que l’on conçoit en interne et en externe. Une entreprise se base donc sur une communication organisationnelle composée de deux branches interdépendantes : la communication interne et la communication externe. Zoom sur ces deux éléments essentiels dans toute activité.
La communication interne d’entreprise
Comme son nom l’indique, la communication interne concerne toutes les formes de communication conçues en interne. On parle ici de la communication administrative, de la gestion du personnel, de la diffusion d’informations à destination du personnel et de la gestion intranet, entre autres. Cette communication a pour but de fournir les mêmes informations à tous les collaborateurs, tout en les aidant à intégrer au mieux la société. Afin de réussir votre communication interne, vous devez privilégier certains points.
Les lettres administratives
Une entreprise est souvent amenée à communiquer via les lettres administratives. Elles se déclinent aujourd’hui en deux versions :
- la version physique, c’est-à-dire le format papier ;
- la version électronique.
Dans tous les cas, même si une lettre est envoyée par mail, elle doit toujours être imprimée et scannée avant son envoi. Vous devez y mentionner l’adresse de l’entreprise, la date, l’objet, l’adresse du correspondant avec son nom et son statut ou l’adresse de l’entreprise correspondante, le contenu, la signature ainsi que le tampon encreur.
Il est important de noter que le tampon encreur fait office de réglementation. En effet, il doit mentionner le nom de l’entreprise, ses coordonnées ainsi que ses informations juridiques avec les mentions obligatoires (RCS et Siret, code APE, code NAF, TVA Intracommunautaire…).
Vous pourrez trouver une gamme complète de tampons professionnels sur des sites spécialisés et pourrez choisir parmi les différentes options : 5 ou 6 lignes et logo, 4 lignes et logo ou encore une option totalement personnalisable sur laquelle vous pourrez adapter votre maquette, logo, signature.
Les informations internes à destination du personnel
La communication internet est une branche des Ressources humaines. Autrement dit, un chargé de communication interne a pour mission de transmettre les informations aux personnes et/ou aux services concernés. Il lui incombe également de mettre en place une stratégie efficace pour faciliter la communication en interne.
Système intranet, affichages, organisation d’événements en interne, séances de call… Il existe de multiples alternatives.
Ainsi, chaque entreprise doit développer sa propre stratégie de communication interne. Pour éviter le copier-coller, il faudra se baser non seulement sur les réalités vécues sur le terrain, mais aussi les réels besoins de l’entreprise.
Inciter le personnel à adhérer à la société
La motivation des collaborateurs relève également de la compétence du chargé de communication interne qui, rappelons-le, travaille en étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines. Cette fois-ci, le but est d’identifier tous les signaux permettant une meilleure intégration et une meilleure implication des employés. Ainsi, vous aurez à vos côtés des collaborateurs motivés par le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Pour renforcer la communication interne, vous pouvez, par exemple, organiser un team building, une réunion créative hebdomadaire, une journée récréative et une formation. En effet, l’idée est de créer un événement qui réunira tous les employés.
La communication externe de l’entreprise
Cette branche englobe toutes les formes de communication visant à promouvoir votre image de marque. Elles s’adressent essentiellement à des groupes cibles. Bien que les communications internes et externes soient interdépendantes, cette dernière se veut largement plus disparate. D’ailleurs, elle concerne plusieurs sous-secteurs.
La relation presse
La relation presse est un passage obligatoire lorsqu’il est question de communication externe. Elle reste de loin la meilleure manière de communiquer sur l’activité et/ou les produits d’une entreprise.
Idéalement, un chargé de communication externe doit constituer un pool de journalistes issus de divers organes de presse. Ces derniers se chargeront de diffuser un maximum d’informations sur votre entreprise.
Petite précision : lorsque vous faites appel aux médias, vous devez leur fournir des éléments fiables et importants. Il peut s’agir de données chiffrées, d’un communiqué ou d’un dossier de presse, de photos, d’interviews et autres informations majeures.
La communication médiatique
La communication externe englobe également tout ce qui touche de près ou de loin la communication médiatique. On parle ici de la création ainsi que de la gestion du ou des sites web de l’entreprise. Il en est de même pour les pages et les comptes sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram…).
Ces dernières années, cette stratégie occupe une place importante au sein d’une entreprise. Certains vont même jusqu’à dire que les communications en ligne suffisent pour promouvoir une entreprise, un produit ou un service. On doit cependant admettre que tout dépend de la nature de l’entreprise et de l’objectif de portée de la diffusion.
La stratégie marketing
La stratégie marketing n’est autre que le point d’ancrage de la communication externe. Elle regroupe tous les éléments de promotion de votre entreprise : supports visuels (charte graphique, identité visuelle, PLV, branding…), éléments de vente et méthodes de promotion (goodies, animations de vente…), participation aux événements de promotion (foires, salons professionnels, ateliers, conférences…). En réalité, le volet « marketing » est une dimension à part entière qui mobilise plusieurs compétences au sein de l’entreprise.
Le pôle communication au sein de l’entreprise
Pour une communication d’entreprise réussie, il est fortement recommandé de créer un département « communication » qui sera composé de véritables experts en la matière. Ce département sera composé de deux services bien distincts :
- le service en charge de la communication interne ;
- le service en charge de la communication externe.
En aucun cas, ces attributions ne doivent être confiées à une seule ou à un même groupe de personnes.
Chaque service se focalisera sur ses attributions en fonction des besoins et des visions de l’entreprise. Vous pouvez même envisager de recruter des techniciens pour assurer en interne tous les travaux de communication (designer graphiste, webmaster, développeur, rédacteur, Community Manager).
Sinon, il vous est possible de confier ces tâches à un prestataire indépendant ou à une agence de communication.
Le recours aux services d’une agence de communication se révèle particulièrement avantageux en raison de l’expertise et du savoir-faire de cette dernière. Vous pouvez même lui déléguer l’organisation de vos événements.
