L’essor du digital engendre de nombreux changements au sein des entreprises. La transition numérique se traduit notamment par la dématérialisation des documents. Ce processus facilite la centralisation et l’accès aux données. Les entreprises en tirent de nombreux avantages, à commencer par les économies réalisées.
La dématérialisation n’est pas seulement bénéfique pour l’environnement !
La dématérialisation des documents induit une réduction importante en termes de consommation de papier, d’où les bienfaits pour l’environnement. Au-delà de l’impact écologique, la numérisation initiée au sein d’une entreprise permet de gagner du temps. D’ailleurs, la facture électronique s’impose aussi bien pour les petites entreprises que pour les moyennes et les grandes structures. Autrement dit, cette obligation s’applique à tous les niveaux.
La digitalisation des entreprises facilite les échanges entre les collaborateurs. Les solutions de dématérialisation contribuent à la maîtrise et à l’automatisation des flux de documents entre les services de comptabilité et des ressources humaines, par exemple.
Cette forme de transition numérique réduit considérablement les risques d’erreur. Elle améliore les relations avec les clients et permet à l’entreprise de gagner en productivité. Vous pouvez faire appel à des experts en dématérialisation pour plus de renseignements sur la gestion des factures, des bulletins de paie et d’autres documents administratifs.
Rationalisez vos coûts grâce à la dématérialisation
La numérisation des documents doit être considérée comme un atout et non comme une menace au développement de l’entreprise. Les conditions de travail sont améliorées compte tenu du temps de traitement réduit pour chaque demande. Pour le côté pratique, il convient de se référer aux fiches méthodologiques élaborées par la DITP (direction interministérielle de la transformation publique). Comptez notamment sur le guide « Objectif 0 papier » qui fait office d’accompagnement aux projets de dématérialisation.
Il est prouvé que le traitement numérique des factures figure parmi les solutions visant la réduction des coûts. Concrètement, la mise en œuvre de process numériques réduit de près de 60 % le budget dédié à la gestion. Il est tout à fait possible de supprimer les dépenses liées aux factures (coûts d’impression, mise sous plis, frais postaux…).
Comment automatiser les tâches pour un flux de travail plus fluide ?
La dématérialisation révolutionne les habitudes de travail et permet d’optimiser les tâches chronophages. En effet, les impressions s’effectuent virtuellement et les factures seront systématiquement classées en quelques clics. La numérisation permet aux employés de se concentrer sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée. Les opérations standard sont réalisées sans intervention humaine.
Les entreprises réduisent ainsi le temps de travail humain ainsi que les process répétitifs. Les technologies axées sur la gestion des tâches sont aussi une source de visibilité. Par ailleurs, les plateformes de flux de travail conservent mieux les données. Ces dernières sont accessibles uniquement aux personnes autorisées. À titre de référence, l’automatisation des tâches concerne entre autres :
- les invitations aux événements de l’entreprise,
- les envois d’emails ou de notification,
- la rédaction de contrats de vente,
- la création de rapports et de tableaux de bord.
La dématérialisation implique également la synchronisation des données. Bref, les programmes informatiques prennent en charge les tâches monotones, faciles et planifiables. Ils se révèlent indispensables pour réduire les goulots d’étranglement qui entravent le bon fonctionnement des différents services.
