Lancer son activité et diriger sa propre boîte est une initiative qui séduit de nombreux entrepreneurs. Si vous avez déjà votre idée, vous avez étudié votre marché et évalué votre business plan, c’est peut-être le moment de penser à vous installer. L’équipement d’une nouvelle entreprise prend en compte plusieurs types de besoins, que nous vous proposons de découvrir dans cet article.
Bien choisir vos outils techniques de base
Selon votre activité, les premiers outils incontournables dont vous devez disposer sont un ordinateur et un téléphone portable. Investissez dans un Mac ou Windows, un système Android ou Apple, le plus important est de disposer d’outils performants, qui sont adaptés à vos fonctions.
La plupart du temps, un entrepreneur sera appelé à travailler à des endroits différents. Il est donc utile de choisir du matériel que vous pourrez transporter facilement. Prenez en compte l’autonomie de vos appareils électroniques, les fonctionnalités et la facilité de transport, surtout pour votre ordinateur. Vous pourrez ainsi continuer à gérer vos affaires même en déplacement.
Selon votre domaine, vous pourrez avoir besoin d’un PC avec une grande capacité de stockage ou de meilleures performances, d’un téléphone qui fait de belles photos, ou d’appareils plutôt solides et à toute épreuve, si vous êtes un homme ou une femme de terrain. L’essentiel est de faire un choix raisonné en ciblant vos besoins professionnels.
Équiper votre espace de travail
Pour optimiser votre confort sur votre lieu de travail, vous devez commencer par bien choisir votre bureau. Il doit être ergonomique et correspondre à votre morphologie. Veillez également à privilégier un bon éclairage et une bonne température dans vos bureaux. Notez qu’un bon mobilier, une décoration soignée et un bureau bien rangé apporteront un vrai plus à votre entreprise. Pensez également aux fournitures de bureau indispensables comme :
- La papeterie
- Les supports de rangements
- Le matériel informatique
La papeterie prend en compte les ramettes papier pour vos impressions ou la rédaction de notes, mais aussi des supports imprimés comme les cartes de visite, les enveloppes, les cahiers, les agendas, les reçus, les formulaires, etc. Pour faire des économies sur ce plan, contactez un grossiste en papeterie qui saura vous faire des remises intéressantes.
Les supports de rangements sont nécessaires pour gérer vos dossiers et maintenir un certain ordre sur votre espace de travail. Les classeurs, trieurs de bureau, chemises cartonnées, pot à crayons… en sont quelques exemples. Ils sont utiles pour classer vos documents comme les factures clients ou fournisseurs, les fiches de paie ou autres, selon leur catégorie, par ordre alphabétique, avec un code couleurs, etc. Les étiquettes vous aideront également dans vos classements et organisation.
Parmi ces fournitures de bureau, il vous faudra également penser bien évidemment aux enveloppes, mais aussi aux stylos, feutres et surligneurs.
Outre l’ordinateur et le smartphone, votre entreprise peut avoir besoin de divers matériels informatiques comme la photocopieuse, l’imprimante (pensez également aux cartouches d’encre), le scanner et tous les accessoires liés à ces appareils. Néanmoins, vous pourrez vous limiter au strict minimum si vous avez un budget serré.
Les outils digitaux incontournables
La grande majorité des activités que vous allez lancer aujourd’hui demandent une présence internet pour leur promotion. Ainsi, il vous faudra investir dans la création d’un site web en travaillant avec des personnes qualifiées. Pour cela, faites appel à un proche, à un ami qui s’y connaît en développement ou optez pour un développeur professionnel si vous en avez les moyens. La réalisation d’un site web vitrine peut coûter entre 800 et 1000 euros, voire plus en fonction de l’expertise du freelance. C’est un investissement à ne pas négliger, car la présence sur le web est aujourd’hui incontournable. Au début, les plus débrouillards pourront eux même créer leur site web de façon plus simple en utilisant wordPress ou Wix, même si les fonctionnalités sont parfois limitées.
En dehors du site web, vous pouvez aussi développer votre image de marque sur les réseaux sociaux. Facebook, Instagram… à vous de voir où se situe la majorité de vos clients potentiels pour y consacrer votre énergie.
Par ailleurs, vous gagnerez du temps dans vos processus en utilisant des outils ou des logiciels qui améliorent votre productivité. Il existe des solutions gratuites et d’autres payantes. Voici un aperçu de quelques éléments indispensables pour lancer vos activités :
- Les traitement de texte, tableur et outil de présentation PowerPoint
- La création visuelle
- La gestion et la comptabilité
- La newsletter
- La sauvegarde de donnée
Il existe plusieurs outils pour traiter vos textes, vous pourrez utiliser Google Drive qui propose quelque chose d’assez complet en version gratuite ou encore Office qui est payant.
Les visuels sont indispensables pour votre présence sur le web et la promotion de votre marque. Vous pourrez les créer avec Canvas accessible à tous, ou la suite Adobe si vous avez un peu de notions de graphisme.
Quant à la comptabilité et gestion, c’est un aspect primordial pour rester professionnel. Opter pour un bon outil tel que Sinao vous offre de nombreux avantages.
La sauvegarde de vos données peut s’effectuer sur cloud : Google Drive ; DropBox, OneDrive, etc. Vous pourrez aussi utiliser un éditeur de newsletter de masse tel que Mailchimo. Enfin, vous devez penser à acquérir des outils qui sont spécifiques à votre domaine d’activité comme ceux liés à la gestion commerciale, les banques d’images appropriées, etc.
Prévoir les charges de votre entreprise
Les charges représentent tous les frais qui sont liés à l’exécution de votre activité. On distingue les charges fixes et les charges variables. Bien les évaluer, vous permet de tenir une bonne comptabilité et d’assurer la pérennité de votre entreprise.
Les charges fixes sont les dépenses mensuelles ou annuelles fixes, à inclure dans votre prévisionnel :
- Les loyers
- Les frais de location de véhicules ou de matériels
- Les salaires
- Les charges sociales
- La consommation d’énergie (électricité et gaz)
- Les factures de communication : téléphone, internet, etc.
Les charges variables concernent par exemple :
- Les achats et différentes sous-traitances
- Les frais de voyages dans le cadre du travail
- Les campagnes publicitaires
- Les impôts, les taxes, etc.
L’évaluation de vos charges est cruciale pour la survie de votre activité. Vous ne devez pas sous-estimer vos besoins et intégrer une marge de sécurité dans les prévisions pour éviter les mauvaises surprises. Demander les services d’un expert-comptable peut être indispensable selon la taille de votre entreprise.
Pour lancer votre entreprise, vous devez vous équiper convenablement et vous assurer de bien cerner tous les frais afférents à votre activité. Cela vous permettra d’avoir un socle solide, indispensable à la bonne marche de votre business.
