Votre commerce commence à prendre de l’ampleur et vous avez besoin de quitter votre petit entrepôt actuel pour emménager dans un local adapté. Un tel déménagement doit être pris très au sérieux. Ainsi, vous devez confier cette mission à des professionnels, des personnes expertes, afin d’éviter d’éventuelles pertes ou dégradations de vos équipements ou de votre marchandise. Comme un déménagement ne s’improvise pas, nous vous disons tout sur les différentes étapes à suivre.
Faire appel à une entreprise de déménagement
Pour tout déménagement, la première chose à faire est de contacter une entreprise spécialisée dans le domaine. Il existe de nombreuses entreprises qui vous aideront à effectuer un déménagement bien élaboré. Vous pouvez par exemple déménager grâce à Demapp et obtenir un devis gratuit et rapide afin de vous proposer la meilleure solution.
L’entreprise de déménagement se chargera d’organiser le déménagement en plusieurs étapes. L’entreprise procédera à l’établissement d’un planning d’intervention. Ce planning d’intervention permettra aux salariés d’être prêts et de ne pas être pris au dépourvu le jour où l’entreprise de déménagement réalisera le travail.
Le planning devra être validé par votre entreprise après une réunion préparatoire des deux parties dans le nouvel entrepôt (afin de déterminer l’emplacement des différents équipements, des produits et autres).
Faire appel à une entreprise de déménagement présente de nombreux avantages. D’abord, il faut dire que le déménagement d’un entrepôt à un autre est une opération délicate. Les entreprises n’ont souvent pas le temps ni le matériel pour l’effectuer, encore moins la main-d’œuvre nécessaire.
Les entreprises de déménagement possèdent des équipes spécialisées dans le déménagement. Elles connaissent donc les techniques de conditionnement, de transport sécurisé et de manutention. Pour ce faire, elles veilleront à la sécurisation de vos matériels ou de vos marchandises.
Ensuite, l’entreprise de déménagement étudiera vos besoins et définira sa méthodologie de travail en fonction de ceux-ci. Elle effectuera le déménagement dans un délai qui vous permettra de reprendre vos activités sans impacter grandement votre rendement ou mettre à mal vos affaires.
Enfin, grâce à un déménageur professionnel, vous éviterez tout stress lié à l’opération. Vous n’aurez qu’à reprendre vos activités comme d’habitude dans votre nouvel entrepôt, dès que l’opération sera terminée. Un véritable gain de temps appréciable pour vous et vos équipes !
Il faut également passer par d’autres étapes préalables afin de réussir correctement son déménagement d’entreprise.
Informer ses collaborateurs
La communication est un facteur important de la réussite d’une entreprise. Une fois que vous décidez de changer d’entrepôt, les premières personnes que vous devez mettre au courant sont vos collaborateurs.
L’objectif est de les préparer à changer de cadre de travail. Cette étape est vraiment importante, car ils pourront se préparer convenablement au transfert et ne seront pas surpris. Ainsi, vous pouvez leur permettre de visiter le nouvel entrepôt afin qu’ils puissent y prendre leur marque. Cela vous permettra également de récolter leurs avis, les impliquer dans l’organisation du déménagement. Ils pourront donc tous se sentir concernés et appréhenderont plus facilement les prochains défis à relever.
Informer ses clients
Les clients sont un maillon essentiel de votre commerce. Il est donc normal qu’ils soient informés de votre changement d’entrepôt. Ainsi, vous pouvez leur communiquer votre nouvelle adresse par mail ou via courrier.
Par ailleurs, vous devez également procéder à la déclaration de votre nouvelle adresse professionnelle auprès de l’administration. Vous changerez ainsi votre adresse sur vos documents officiels tels que vos cartes de visite, vos brochures, pancartes et affiches publicitaires et vos lettres professionnelles.
N’oubliez surtout pas de changer votre adresse sur internet. Vous pouvez profiter du déménagement pour instaurer une nouvelle forme de communication auprès de vos clients. Il faut profiter de cette opération pour donner un nouvel élan économique à vos affaires !
Il ne faut pas non plus oublier de changer vos abonnements (électricité, téléphonie, internet). Cela vous permettra d’être opérationnel dès que vous prendrez possession de vos nouveaux locaux.
La préparation et l’étiquetage des cartons
Pour déplacer vos marchandises facilement et éviter les pertes ou les destructions accidentelles, il faut les mettre dans des cartons et les étiqueter. En ce sens, il faudra d’abord faire un tri afin de sélectionner ce qui doit nécessairement aller dans le nouvel entrepôt et tout ce qu’on peut mettre à la poubelle.
Il en est également de même avec les meubles. Vous pouvez vous débarrasser de ceux qui sont devenus inutiles et conserver ceux que vous pouvez toujours utiliser.
Après avoir terminé le tri, vous pouvez commencer par emballer le matériel qui ne vous est pas indispensable au quotidien. Vous n’emballerez ceux qui sont indispensables que le dernier jour avant le déménagement. Il ne faut surtout pas oublier d’écrire votre nom sur chaque carton, ainsi que son contenu exact, afin de faciliter le travail de l’entreprise de déménagement.
Si vous possédez un parc informatique, il serait judicieux d’en faire un inventaire avant le déménagement. Il faut veiller à ce que le déménagement de votre parc informatique soit effectué dans les derniers jours afin d’impacter le moins possible votre productivité.
Déménagement d’entreprise : respecter les délais de préavis
C’est aussi une étape qui ne doit pas être négligée quand vous décidez de déménager. Vous devez respecter le délai légal de préavis lorsque vous décidez de rompre le bail. Cela permettra à votre propriétaire d’anticiper votre départ et de chercher un nouveau locataire.
De plus, cette période vous laisse de la marge pour préparer correctement votre déménagement. En cas de non-respect, vous risquez des sanctions financières.
En outre, après avoir finalisé votre déménagement, vous devez faire le ménage dans les anciens locaux pour l’état des lieux. Vous devez donc procéder à certaines réparations en fonction des dégâts causés. Il faudra également déterminer les éventuels travaux à réaliser dans les locaux, les murs à repeindre, les choses usées que vous devez changer et les objets éventuels à remplacer. Il s’agit d’une étape à ne pas négliger afin d’éviter toute déconvenue ultérieure.
Après toutes ces étapes, vous pourrez vous installer confortablement dans votre nouvel entrepôt et poursuivre votre activité dans les meilleures conditions.
