L’annonce d’un contrôle fiscal suscite généralement du stress pour les entreprises. En effet, c’est une procédure qu’il faut réussir pour ne pas avoir des problèmes avec l’administration fiscale. Pour cette raison, il est indispensable que l’entreprise se prépare afin de bien passer ce contrôle. Dans cette perspective, plusieurs dispositions doivent être prises. Celles-ci permettront de fournir les bonnes informations de la bonne manière au contrôleur. Nous vous expliquons, à travers cet article, les mesures à prendre pour vous préparer au mieux à un contrôle fiscal.
Rassemblez tous les documents financiers relatifs à votre entreprise
Le contrôleur a besoin de certains documents pour effectuer son travail. Il est donc indispensable que vous vous preniez à l’avance en regroupant tous les documents financiers nécessaires. La liste de ces derniers est établie par l’administration fiscale. Généralement, le dossier comprend :
- vos relevés bancaires,
- les relevés de vos revenus,
- vos dépenses,
- les déclarations fiscales,
- et les fiches de paies.
Vous pourrez aussi être sommé de présenter vos écritures comptables en cas de comptabilité informatisée. Sur demande du contrôleur, vous pouvez aussi présenter vos notes de frais (déplacements, restaurants, hôtels) et l’état récapitulatif de vos inventaires ou stocks. Vous avez l’obligation de transmettre les bonnes informations au vérificateur tout en veillant à le faire de manière méthodique.
Il est conseillé de remettre uniquement les documents demandés. En outre, ce sont seulement les copies de ces documents qui sont à transmettre. Vous ne devez jamais remettre vos originaux. Si vous rencontrez des difficultés à trouver un document, demandez un délai supplémentaire afin de prendre le temps de réunir les documents indispensables. Vous devez bien garder la copie exacte de tous les documents que vous avez communiqués au contrôleur. Pensez à noter les commentaires que fera le vérificateur. Plus tard, vous pouvez vous baser sur ces derniers pour améliorer votre dossier.
Faites appel à un professionnel spécialisé dans la fiscalité des entreprises
Le processus de contrôle fiscal oblige l’entreprise à désigner un ou des interlocuteurs qui pourront échanger avec le vérificateur. Le chef d’entreprise peut décider d’être l’interlocuteur unique. Toutefois, il peut aussi désigner d’autres personnes pour effectuer le travail ou pour vous épauler durant le processus. Il est conseillé de sélectionner un nombre restreint de personnes.
L’expert-comptable fait partie des personnes les plus habilitées à jouer ce rôle. En outre, vous pouvez aussi faire appel à un professionnel spécialisé. Dans ce cas, comme l’indique le site fiscallia.fr, vous pouvez vous faire accompagner par un expert en fiscalité. Vous pouvez aussi faire appel à un avocat spécialisé. Ainsi, vous pourrez bénéficier de conseils professionnels afin que les échanges avec l’administration fiscale soient professionnels et cordiaux. Vous pourrez également mieux appréhender votre contrôle fiscal et également limiter les casses.
Soyez prêt à répondre à des questions sur l’organisation de l’entreprise
Pendant le contrôle fiscal, le vérificateur vous interrogera sur les activités de votre entreprise ainsi que sur vos finances. Vous devez aussi vous préparer à répondre à ces questionnaires. En général, vous aurez à fournir des informations sur la structure de votre entreprise et sur son statut juridique. Vous devez aussi présenter votre organigramme et décrire les différentes fonctions au sein de l’entreprise. Il vous faudra aussi fournir des détails sur les filiales et les partenariats de l’entreprise. En dehors de ce qui précède, le contrôleur vous demandera aussi de faire une description de vos activités principales, de vos produits et/ou services. Vous devrez aussi communiquer des informations sur vos clients, vos fournisseurs, vos contrats et vos relations d’affaires.
En ce qui concerne vos finances, vous présenterez vos états complets financiers, à savoir votre bilan, votre compte de résultat et également le tableau de flux de votre trésorerie. Vous devrez par ailleurs donner des explications sur vos principaux postes de dépenses et de revenus. Il faudra de même expliquer les éventuelles variations significatives que vous aurez enregistrées par rapport aux années antérieures. Vous devrez aussi présenter des justificatifs pour toute opération financière importante comme les emprunts, les investissements, les cessions et les acquisitions.
Préparez une liste des déductions que vous avez faites pour réduire vos impôts
Au cours du contrôle fiscal, le vérificateur évaluera aussi les déductions que vous avez effectuées pour réduire vos impôts. Vous devez établir une liste de déductions légales et dans les normes. Les déductions doivent être des frais professionnels, c’est-à-dire des coûts liés à l’exercice de vos activités. Au nombre de ces déductions, il y a les charges d’exploitations. Il s’agit des dépenses courantes relatives à l’exploitation de votre entreprise, à savoir les salaires, les loyers, les frais de publicité, les fournitures de bureau, etc. Vous pouvez aussi déduire les dépenses liées à vos biens d’équipement. Ces coûts sont relatifs à l’achat, à l’entretien ainsi qu’à la réparation d’équipements, de véhicules utilitaires ou encore de diverses machines.
Excepté, ces coûts, il est pareillement possible de déduire de vos impôts les frais de déplacements et de représentation. La loi vous permet de déduire les frais de déplacements professionnels liés à vos activités professionnelles actuelles. Vous êtes aussi autorisé à déduire de vos impôts les frais de représentation tels que la restauration, l’hébergement, le parking, etc. Toutefois, ces frais doivent être les plus raisonnables possibles.
Les dépenses en lien avec la formation et le développement sont aussi déductibles. Vous pouvez ainsi déduire de vos impôts les frais liés à la formation des employés, les coûts relatifs aux séminaires professionnels, les dépenses associées aux abonnements à des publications spécialisées ou à la littérature professionnelle relative uniquement à votre secteur d’activité. L’administration fiscale vous permet pareillement de déduire les frais financiers tels que les frais bancaires, les honoraires d’experts-comptables et les intérêts sur les emprunts.
Examinez toute anomalie ou dépense inhabituelle susceptible d’être signalée lors d’un audit
Lors du contrôle fiscal, tout ce qui peut être considéré comme fraude fiscale, de la mauvaise foi, un abus de droit ou encore un manquement délibéré peut engendrer des sanctions, voire un redressement fiscal. Pour que votre contrôle se déroule bien et qu’il n’y ait point de problème avec l’administration fiscale, vous devez alors examiner toute anomalie ou toute dépense étrange. Vous devez être en mesure d’avoir une explication plausible à cet état de choses s’il y en a.
Plusieurs types d’anomalies ou de dépenses inhabituelles peuvent attirer l’attention du fisc. Au nombre de ceux-ci, il y a les variations significatives de revenus ou de dépenses par rapport aux années précédentes. Vous devez pouvoir donner une explication claire et précise à ce changement. Si vous avez aussi des crédits ou des déductions d’impôts anormalement élevées par rapport à votre revenu, il est aussi essentiel d’apporter les justifications pouvant expliquer cette situation. C’est également indispensable en cas de transactions avec des entités étrangères. Il est obligatoire de déclarer de manière correcte toute activité à l’étranger. Vous devrez aussi expliquer tout achat ou toute cession de biens ou d’investissements immobiliers.
Connaître vos droits en tant que contribuable
Avoir une bonne connaissance de vos droits en tant que contribuable et des lois qui régissent la fiscalité des entreprises est primordial pour de multiples raisons. Vous pouvez faire respecter vos droits lors de la procédure. En tant que contribuable, vous avez droit à une procédure régulière. Vous avez aussi droit à la confidentialité. La législation vous permet aussi de contester toute décision fiscale qui vous est défavorable.
Avoir une connaissance pointue des lois régissant la fiscalité des entreprises vous permet d’éviter certaines erreurs. En effet, il est possible de commettre de nombreuses erreurs au niveau de la déclaration de revenus et de la comptabilité lorsqu’on ne maîtrise pas bien les lois. En évitant de tomber dans de tels pièges, vous vous mettez à l’abri des pénalités et aussi des intérêts pour non-conformité. Une connaissance parfaite des lois fiscales permet aussi de ne pas faire face à des litiges avec l’administration fiscale. Cela vous aide à réduire les risques de contentieux et de poursuites.
La bonne connaissance de vos droits et des lois vous permet aussi de vous préparer convenablement au contrôle fiscal. Vous saurez quels sont les documents nécessaires et les bonnes réponses aux questions du contrôleur. En cas de problème, vous connaîtrez aussi les démarches à mener pour contester une décision. Enfin, avoir une excellente connaissance des lois fiscales peut pareillement vous aider à optimiser votre fiscalité. Vous saurez identifier les opportunités qui vous permettront de réduire vos impôts.
