Gérer une entreprise est un véritable travail d’endurance. On est assailli de toutes parts par les urgences, aussi importantes les unes que les autres. Cependant, parmi toutes ces sollicitations, celles touchant au secteur comptabilité, plus particulièrement aux questions de paiement, facturation, achats, frais, etc. au sein de l’entreprise, sont cruciales. Elles nécessitent donc que les solutions adéquates soient mises en place pour simplifier les processus de paiement dans l’entreprise et optimiser la gestion de la comptabilité. Quelles sont ces solutions et comment pouvez-vous éviter les problèmes de paiements au sein de votre entreprise ?
Pour faciliter la comptabilité au sein de votre entreprise, vous disposez de deux moyens de paiement : les cartes bancaires et les chèques. Lequel choisir pour vous rendre la tâche plus facile ?
Les cartes bancaires
Les cartes bancaires d’entreprise sont rattachées à un compte courant professionnel, moyennant frais. Le montant plafonné dépend grandement du niveau de prestation souscrit par le détenteur de la carte de paiement. Toutefois, ces cartes bancaires demeurent un moyen de paiement très efficace et surtout très pratique. Pour faciliter la gestion des achats, dépenses et frais dans l’entreprise, deux types de cartes bancaires sont utilisés, les cartes de paiement et les cartes de retrait.
Les cartes de paiement se subdivisent en deux groupes :
- les cartes de paiement contrôlé, qui requièrent le contrôle du solde du compte avant chaque opération ;
- les cartes de paiement classiques, qui permettent de faire des retraits dans les distributeurs automatiques, mais aussi d’effectuer des opérations de paiement direct chez les commerçants ou des achats sur internet.
L’avantage avec la deuxième forme de carte, c’est qu’elle peut soit débiter immédiatement le montant prélevé lorsque la transaction est finalisée, soit regrouper tous les retraits et prélever le total à la fin du mois. De plus, ces cartes sont pour la plupart internationales, et existent en des versions paramétrables. Dans un contexte d’entreprise, les cartes de paiement paramétrables sont particulièrement adaptées parce qu’elles disposent d’une option de génération automatique de notes de frais. Ainsi, pour toutes les dépenses effectuées par vos collaborateurs dans le cadre des missions de l’entreprise, le suivi pourra se faire de façon précise, ce qui facilite grandement les paiements et rend plus fluide la comptabilité. Ces cartes peuvent aussi paramétrées selon l’utilisation prévue (durée d’utilisation, plafonds, etc.).
Pour ce qui est des cartes de retrait, elles permettent de faire des opérations de retrait dans les différents distributeurs automatiques, mais aussi d’effectuer des envois d’argent. Il est à noter que les cartes bancaires ont une durée d’utilisation prédéfinie ; elles doivent donc être renouvelées quand vient la date d’expiration.
Les chèques
Contrairement aux cartes bancaires, les chèques sont gratuits. Ils ne nécessitent donc pas de frais de maintenance. Toutefois, l’obtention du chéquier (livret contenant 25, 50 ou 100 chèques) auprès d’une banque est payante dans la plupart des cas.
Comme pour les cartes bancaires, on répertorie plusieurs types de chéquiers ayant chacun des avantages précis. De ce fait, nous avons :
- le chèque barré, qu’utilise le titulaire du compte lui-même pour se faire payer au guichet ;
- le chèque visé, qui certifie que le compte est assez provisionné, à l’instant auquel le visa est apposé sur lui, pour que le montant inscrit puisse être perçu ;
- le chèque certifié, qui garantit sur une période de huit jours à compter de la date d’émission, la conservation du montant inscrit ;
- le chèque de banque, qui est émis par le banquier en personne et qui constitue une garantie pendant 1 an et 8 jours, à compter de la date d’émission, que le montant inscrit sera bloqué sur le compte ;
- le chèque non barré, qui permet de se faire payer au guichet et que le bénéficiaire initial peut transmettre à une autre personne.
Cependant, lorsqu’on émet un chèque, il y a certaines précautions à prendre pour garantir sa validité. En premier lieu, vous devez vous assurer que la mention chèque est effectivement apposée sur le feuillet. Ensuite, il est important de vérifier que le nom de l’émetteur et du bénéficiaire, l’adresse, le numéro et la date soient lisibles. Il faudra également veiller à ce que la somme à percevoir soit inscrite à la fois en chiffres et en lettres. L’avantage des chèques est qu’ils permettent de conserver des traces écrites des paiements effectués par l’entreprise. Ainsi, pour tout chèque émis, une copie doit être conservée dans les archives.
D’autres moyens de faciliter les paiements dans l’entreprise
Ces moyens sont aussi efficaces que les deux précédents, mais présentent le plus souvent des contraintes.
- Les paiements en espèces : il s’agit de régler le montant dû en billets et en pièces de monnaie. Cette méthode de paiement, contrairement à ce que l’on peut penser, est aussi réglementée dans l’entreprise. Les contraintes ici, c’est qu’il existe un plafond à ne pas dépasser (contrainte pour l’entreprise) et qu’il n’est pas possible de refuser un paiement en espèces lorsque celui-ci ne dépasse pas le plafond (contrainte pour celui qui doit être payé). Ce moyen de paiement mis à votre disposition est donc à trouble tranchant. Les paiements en espèces sont adaptés lorsque l’entreprise collabore avec de nombreux prestataires externes, qui exécutent des tâches peu coûteuses.
- Les paiements électroniques : ils permettent de régler la somme due en utilisant internet et les différentes plateformes conçues à cet effet. Parmi ces plateformes, la plus connue est PayPal, propriété d’eBay. On peut aussi évoquer les portefeuilles électroniques comme GoogleWallet, Skrill, Hipay, etc., ou les systèmes de paiement mobile. Les paiements électroniques conviennent lorsque l’entreprise travaille à distance avec des collaborateurs.
- Le virement : c’est un ordre qu’on émet à la banque pour qu’elle transfère une somme sur un compte dont on a fourni les coordonnées. L’avantage avec cette méthode de paiement, c’est que le compte sur lequel on transfère les fonds n’a pas forcément besoin d’être sous la tutelle de la banque de celui qui émet le virement. Le système des virements est adapté pour les salaires et les primes.