Qu’il s’agisse d’une soirée d’entreprise, d’une inauguration, d’un repas d’entreprise ou autre, tout événement professionnel nécessite une organisation minutieuse et rigoureuse. Tout doit être parfait, car il en va de l’image et de la réputation de votre société. Alors, comment faire pour réussir un tel exploit ?
Commencez à planifier bien à l’avance
Un événement professionnel ne s’organise pas à la va-vite. Les enjeux sont considérables et non négligeables. Chaque détail doit être réfléchi et choisi avec soin. Plusieurs mois à l’avance, vous devez définir les objectifs de votre événement pour mesurer son ampleur. Ici, vous devez vous poser les bonnes questions : cet événement est-il dédié à la promotion ou au lancement d’un produit ou service ? S’agit-il d’une stratégie de fidélisation ? Est-ce pour faire une collecte de fonds ? Il faut aussi définir le public cible que vous souhaitez accueillir : partenaires, employés, clients, prospects, relations publiques, etc.
Définissez le nombre d’invités
Il n’y a pas de nombre d’invités idéal pour un événement professionnel. Tout dépend de vos objectifs. Le mieux est de commencer par dresser une liste des invités que vous considérez comme incontournables et de la rallonger au gré de vos envies, des objectifs et des besoins de votre entreprise. Pensez aussi à définir en amont si vous souhaitez que vos convives viennent avec leur conjoint ou bien que l’événement reste dans un cadre strictement professionnel.
Choisissez une date
Une fois les objectifs définis, vous devrez choisir une date. Notez qu’il n’existe pas de date idéale pour organiser un événement d’entreprise. Cela dit, vous devez veiller à ce que celle que vous aurez choisie convienne à un maximum de personnes. Ainsi, nous vous déconseillons fortement d’organiser votre événement à la même date que celle de vos concurrents. Vos invités pourraient se sentir partagés et hésiter à venir. Évitez aussi les périodes de vacances scolaires, les jours fériés et les lundis.
Choisissez le lieu
Pour ce qui concerne le lieu, vous devez en choisir un qui correspond à l’identité de votre société. Bon nombre de professionnels décident actuellement de sortir des sentiers battus en optant pour des endroits non conventionnels pour organiser leurs événements et marquer les esprits. Bien entendu, vous devez aussi tenir compte de la capacité d’accueil de la salle choisie. Il serait dommage qu’elle soit trop petite pour accueillir vos invités ou trop grande et donner une impression de vide. Une fois le lieu idéal trouvé, réservez-le sans attendre pour éviter que quelqu’un d’autre ne le fasse avant vous.
Louez le matériel informatique adéquat
À l’ère où tout est numérique, une grande sélection de matériel informatique en location vous attend en ligne pour assurer l’organisation de votre événement professionnel. C’est une solution judicieuse pour faire des économies, présenter correctement l’entreprise, ses produits et services, assurer l’ambiance ou tout simplement en mettre plein la vue aux invités.
En dehors des équipements incontournables comme la sonorisation, les équipements audiovisuels et autres, le choix du matériel devra se reposer sur votre type d’activités, mais aussi les objectifs de l’événement. Par exemple, les équipements VR sont idéaux pour les entreprises spécialisées dans le développement de jeux vidéos, les dirigeants d’un tout nouvel hôtel ou autres. C’est une option pratique pour permettre aux invités de tester le produit et de visiter le lieu de manière réaliste, mais sans pour autant se déplacer.
Aujourd’hui, de nombreuses plateformes spécialisées mettent des équipements informatiques en location, à des prix intéressants. Que vous ayez besoin d’ordinateurs, de tablettes, de bornes multimédias, de vidéoprojecteurs ou autre, vous n’aurez aucun mal à trouver votre bonheur sur ce genre de site. En plus de la livraison, certaines enseignes proposent même leurs services pour l’installation et le démontage sur site.
Déléguez des tâches à vos collaborateurs
Déléguer des tâches aux autres, surtout pour l’organisation d’un événement d’une telle importance, n’est pas une décision facile à prendre. Cela dit, il faut le faire pour éviter de se retrouver submerger par tous les aspects du projet à gérer.
Pour éviter les mauvaises surprises, confiez certaines tâches à des personnes sérieuses et de confiance. Donnez-leur des directives claires pour les effectuer et ce que vous attendez comme résultat. En plus de vous décharger d’un poids, cela vous permettra de profiter aussi de l’événement.
Fixez un budget et respectez-le
Il va sans dire que vous devez fixer un budget et le respecter à la lettre. Le mieux est d’établir en amont la liste des besoins de l’événement et de définir un montant approximatif du coût qu’ils pourraient représenter : repas, sonorisation, lieu, frais de déplacement, etc.
Pour éviter les dérapages financiers au niveau de la décoration, il peut être judicieux de choisir un thème spécifique. Notons qu’ici, il n’est pas nécessaire d’opter pour un thème extravagant. Vous pouvez très bien choisir des valeurs sûres et simples comme la modernité ou la sobriété. En plus d’éviter les fautes de goût, cela vous aidera considérablement à choisir les éléments décoratifs nécessaires pour sublimer le lieu. Encore une fois, tout dépend du type de votre événement et de vos goûts. Pensez aussi à prévoir une marge de 15 à 20 % pour faire face aux imprévus.
Créez un calendrier pour l’événement professionnel
Pour éviter de vous perdre lors de l’organisation de votre événement professionnel, pensez à créer un calendrier dédié pour les tâches à effectuer. Il s’agit d’une sorte de planning dans lequel vous allez noter tout ce que vous devez à faire par ordre de priorité : réservation du lieu, envoi des invitations, recherche des différents prestataires, location de matériel, achats, etc. Ce faisant, vous pourrez avoir une vision claire et nette des tâches réglées ou à effectuer et de voir les éventuels oublis. Tout planifier est aussi une solution judicieuse pour faire face aux mauvaises surprises. Cela vous donnera le temps nécessaire pour régler les éventuels soucis qui pourraient survenir.
Quel que soit le genre d’événement que vous prévoyez d’organiser, suivre ces étapes vous permettra de mener à bien votre projet. Bien d’autres conseils comme faire appel à un organisateur événementiel dédié peuvent également vous être utiles.
