Dans toute entreprise, le développement du chiffre d’affaires dépend grandement de la qualité du portefeuille client. On doit néanmoins admettre que les impayés constituent de réelles sources de manque à gagner. Aussi, au sein d’une pharmacie la situation se veut bien plus délicate. La raison est que ce genre d’établissement est régi par diverses réglementations. Il faut savoir que la gestion d’une officine, incluant celle des tiers payants, est un domaine assez complexe. Pire encore, cela demande beaucoup de temps.
On vient alors à se poser de nombreuses questions : comment gérer les tiers payants ? Une pharmacie doit-elle assurer elle-même cette gestion ou la léguer à une entité professionnelle ? Quelles sont les conséquences directes des impayés pour une pharmacie ? Trouvez toutes les réponses à ces questions dans cet article.
Gestion des impayés : choisir une solution de gestion du tiers payant
La gestion du tiers payant est une tâche administrative qui requiert un temps considérable. En effet, la personne en charge de cette mission aura plusieurs dossiers à étudier et à traiter. C’est la raison pour laquelle l’externalisation du tiers payant se présente comme la solution idéale. Non seulement vous vous affranchissez de l’aspect administratif, mais vous pouvez aussi vous consacrer pleinement à votre activité.
Gestion des impayés pharmacie et externalisation : à qui s’adresser ?
Externaliser le tiers payant signifie tout simplement se tourner vers une société spécialisée dans ce domaine. Sa mission première ? Récupérer votre trésorerie. Certes, cela entraîne des frais pour la délégation de ces tâches. Mais au moins, vous n’aurez plus à vous occuper de cette partie.
Pour ce qui concerne la gestion administrative du tiers payant de votre pharmacie, vous pouvez prendre contact avec des experts tels que Meditrina Santé qui sont en mesure de vous accompagner dans votre projet. Cette société assure une gestion à distance ou sur site, selon vos besoins.
Les avantages de l’externalisation du tiers payant
Léguer la gestion des impayés à une société spécialisée s’impose comme une solution à la fois pratique et économique. Cela vous permet, en l’occurrence, de gagner un temps précieux.
La gestion du tiers payant regroupe le suivi des contentieux et le rapprochement bancaire, entre autres. À titre informatif, cela équivaut à plus de 500 heures de travail par an.
Externaliser la gestion administrative du tiers payant, c’est aussi réduire le taux de vos impayés. En effet, le prestataire prendra en charge la relance des clients concernés par le recouvrement d’impayés.
Les services proposés par un prestataire en gestion de tiers payant
Vous pouvez céder en partie ou en totalité la gestion de vos impayés. Mais en général, l’externalisation du tiers payant consiste à contrôler des factures, et à prendre contact avec les divers organismes d’assurance maladie. Il faut noter que cette liste n’est pas exhaustive et que les professionnels proposent des services bien plus poussés.
Le professionnel qui se charge de votre projet vous octroie alors un rapport détaillé, toutes les semaines, sans oublier le récapitulatif mensuel de tous les dossiers traités. Cela vous permet de faire un suivi régulier de vos activités.
Bien évidemment, vous pouvez opter pour une gestion de tiers payant en interne. Toutefois, vous devriez tenir compte du fait que cette tâche requiert une grande partie de votre temps de travail.
Dispenser des formations professionnelles à votre équipe
La meilleure solution pour votre pharmacie serait d’inscrire une partie de votre équipe à une formation professionnelle sur la gestion des impayés. En général, les pharmaciens titulaires et les pharmaciens assistants composent le public cible de ce genre de formation. Grâce à ce cursus, votre personnel sera en mesure de gérer les remboursements, ou encore les relations avec les organismes sociaux, etc.
Vers la fin de l’année, le responsable tiers payant de votre pharmacie pourra faire une vérification des factures impayées. Il sera donc en mesure d’effectuer un pointage des rapprochements bancaires de l’exercice en cours.
Gestion de tiers payant : utilisation d’un logiciel spécifique
Le suivi des impayés de votre officine peut également se faire via un logiciel spécifique. Un bon logiciel vous permettra de suivre de façon optimale les factures en tiers payant. Normalement, le programme vous guidera au fur et à mesure où vous avancerez dans votre démarche. Nul besoin d’être un professionnel en informatique pour l’utiliser.
A priori, avec un logiciel de gestion de tiers payant, vous serez à même de faire un suivi des factures désormais payées ainsi que des virements effectués. Vous pouvez tout de suite notifier ces données sur votre logiciel de comptabilité.
Les impacts des impayés sur une pharmacie
Le concept du tiers payant a été mis en place pour les patients qui bénéficient d’une assurance maladie. Ainsi, lorsqu’ils achètent des médicaments en pharmacie, ils ne paient pas en espèces. Tout ce qui leur reste à faire, c’est de présenter une pièce justificative, notamment une carte vitale. Pourtant, ce paiement sans espèces peut influer sur l’état de la trésorerie des officines.
Une perte de temps pour le personnel de la pharmacie
Lorsque la trésorerie est en attente de recouvrement, faire un suivi des contentieux se révèle nécessaire. Comme cela représente un processus de longue haleine, vous aurez besoin d’y consacrer beaucoup de votre temps.
Si les pharmaciens gèrent en interne le tiers payant, cela pourrait engendrer une baisse de la productivité. En effet, à force de gérer les impayés, le personnel n’aura plus assez de temps à consacrer aux patients. Il faut pourtant noter que le conseil reste très important au sein d’une officine.
Impayés : une perte financière pour l’établissement
Le tiers payant repose sur un concept simple : le patient ne paie pas le montant total ou partiel des médicaments qu’il achète en pharmacie. Ce sera donc le pharmacien titulaire qui comblera le coût de cet achat jusqu’à ce que la sécurité sociale et l’assurance maladie du consommateur effectuent le remboursement.
Il est clair que si les factures non réglées ne sont pas remboursées au cours de l’année, cela peut avoir des conséquences non négligeables sur la trésorerie de l’établissement. Pourtant, le tiers payant représente la majeure partie du chiffre d’affaires d’une officine.
